Onlangs sprak ik een projectleider over mijn invulling van de functie van stakeholdermanager bij een project waar veel interne en externe organisaties en afdelingen bij betrokken zijn. Wij raakten hierover in gesprek over de invulling van deze functie.
De projectleider werd enthousiast en zag de noodzaak om in een vroeg stadium de partijen die het project kunnen beïnvloeden te identificeren. Door met hen in gesprek te gaan, is van begin af aan duidelijk wat er leeft bij deze partijen, wat de verwachtingen zijn ten aanzien van contact, wat de behoefte aan informatie is, etc..
Met de projectleider heb ik vervolgens voor zijn project de taken van de stakeholdermanager uitgewerkt. Dit heeft voor zijn project geleid tot het volgende resultaat.
De stakeholdermanager is ondersteunend aan de projectleider en heeft de volgende taken:
- Identificeert de stakeholders en maakt een analyse van hun rollen, belangen en verwachtingen.
- Onderhoudt gedurende het project de contacten met stakeholders en informeert hen op maat over de voortgang van het project en zorgt er actief voor dat partijen zich betrokken voelen.
- Houdt nauw contact met en rapporteert aan de projectleider over de contacten met de stakeholders, om ervoor te zorgen dat eventuele knelpunten tijdig op tafel liggen en worden besproken.
- Heeft een speciale antenne voor hetgeen (politiek of bestuurlijk) gevoelig ligt en brengt dit onder de aandacht van de projectleider.
- Heeft oog voor verschillen in belangen en verwachtingen en neemt bij tegenstrijdigheid in belangen of verwachtingen actie door een constructieve rol te spelen om gezamenlijk met alle betrokken partijen het projectdoel te bereiken.
- Zorgt ervoor dat informatie over het project digitaal beschikbaar en toegankelijk is en werkt hierin samen met de afdeling communicatie.
Is stakeholdermanagement iets nieuws? Nee, niet echt. Het is een onderdeel van de gangbare methoden van projectmanagement, zoals bijvoorbeeld Prince2. Toch weet ik uit eigen ervaring dat in de samenstelling van projectteams deze rol van stakeholdermanager explicieter kan worden opgenomen. Daarmee wordt de slaagkans van het project vergroot.
